株主総会の会場は貸し会議室がおすすめ！選び方や手配のタイミングを解説
株主総会は、株式会社における最高意思決定機関です。株主を招集して経営に関する方針など重要な事項を決定するため、毎年1回以上の開催が会社法によって義務付けられています。
株主総会の会場を手配する場合、参加する株主の人数に合う会場を抑えることはもちろん、必要な備品や設備が整った場所を選ぶのがおすすめです。
この記事では、株主総会の会場の選び方、手配のタイミングについて詳しく解説します。
株主総会の開催場所の決め方
会社法が施行される前の旧商法では、株主総会の開催場所は定款に定めがある場合を除き、本店所在地や隣接する場所で招集するものとされていました。
しかし、現行の会社法では、株主総会の開催場所についての制限は定められていないため、会社の本店所在地に限らず、どんな場所でも株主総会を開催することができます。
ただし会社法では、開催場所が定款で定められている場合、または開催場所に決定した場所について株主総会に出席しない株主全員の同意がある場合を除き、 「過去に開催した場所と著しく離れた場所で開催する場合は招集通知に開催場所決定理由を記載しなければならない」旨が定められています。
株主総会の会場を選ぶポイント
前述の通り、株主総会の場所や会場は、会社が自由に決めることができます。
とはいえ、どんな会場でも良いというわけではありません。
株主総会に適した会場を選ぶには、以下のポイントを押さえることが大切です。
収容人数を確認
まずは、収容人数を確認しましょう。
株主総会には、株主全員が参加するわけではないものの、会社によっては数百名単位の出席があることも予想できます。
過去の株主総会の出席者数などを調べ、若干余裕を持たせて広めの会場を手配するのがおすすめです。
アクセス方法と動線を確認
株主総会には、遠方から参加する株主も少なくありません。
できるだけ分かりやすい立地で、駅から近いなど、初めて参加する株主であっても、迷わずに来場できる会場が望ましいでしょう。
また、株主総会の場合、出席する役員と株主が鉢合わせることがないよう動線も意識する必要があります。
株主は表から入場し、役員は裏口から控え室へと直行できる会場がベストでしょう。
必要な備品・機材の確認
株主総会では、机、椅子、司会台、演台、マイク、プロジェクターなど、会議で使用する備品や機材が必要です。
会場内にこのような備品・機材がない場合、別途レンタルして持ち込まなければならず、意外と負担になってしまいます。
会議やイベントなどで使用されることが多い貸し会議室などは、必要な備品・機材がそろっていることが多いです。
会場の使用料とは別に、レンタル料やオペレーション料がかかるのが一般的なため、料金も事前に確認しておくと良いでしょう。
懇親会や取締役会の開催場所の有無
株主総会終了後には、株主懇親会や役員による取締役会を開催するケースもあります。
このような場合は、同施設内に複数の会場やレストランがある施設を選ぶようにすると、移動がスムーズにできておすすめです。
株主総会におすすめの会場
株主総会の会場としてよく使われる施設は、主に以下3種類があります。
それぞれどんな株主総会に適しているのか、詳しく説明していきます。
貸し会議室
株主総会の会場として最もおすすめしたいのが、貸し会議室です。
貸し会議室には、さまざまな広さの会場があるため、数十名規模〜数百名規模まであらゆる株主総会に対応できます。
また、椅子や机、マイクなどはもちろん、プロジェクターやスクリーンなど、株主総会に必要な備品・機材が整っているのもメリットです。
機材のセッティングやオペレーションも会場スタッフに依頼できるケースが多く、最寄り駅からアクセスが良い場所にあることが多いのも、株主総会向きなポイントです。
近年ではコロナウイルス感染症対策の観点から、バーチャル株主総会を行う企業が増えています。
オンライン会議やハイブリッド会議に対応した貸し会議室なら、インターネット環境が整備されているため、バーチャル株主総会の会場としても活用することができます。
例えば、東京の株主総会会場としておすすめしたいのが、赤坂インターシティコンファレンス(AICC)です。
赤坂インターシティコンファレンス(AICC)には、大小さまざまな貸し会議室があり、収容人数に合わせて適切な会場を選ぶことができます。最寄り駅からは地下通路直結と、アクセスも抜群です。
また、施設内にはレストランもあり、貸し会議室内にケータリングを手配することもできるので、懇親会の会場としてもぴったりです。
机や椅子、プロジェクターなどの必要機材は全てレンタルができる他、機材のオペレーターも手配することができます。高速インターネット回線も完備されているため、バーチャル株主総会にも対応が可能です。
ホール
数百名規模の大人数の来場が予定される株主総会では、イベントホールなどの会場が使われることもあります。
会場の設営は主催者側で行う必要があるものの、音響・照明機材なども整っていることが多いため、持ち込む必要はありません。
ただし、株主総会でホールを手配するのは、かなり株主の人数が多い大企業に限られるでしょう。
会場の使用料も高額になるほか、土日祝日などは予約が取りにくいというデメリットもあります。
ホテル
株主総会は、ホテルのカンファレンスルームや宴会場などでも開催されています。
宿泊施設が併設されているので、遠方から出席する株主には好評です。
宴会場が併設されていることも多いため、株主総会後の懇親会も開催しやすいでしょう。
ただし、結婚式など他のイベントが集中する時期は予約が取りにくかったり、料金が高額になるケースもあります。
株主総会会場を手配するタイミングは？
株主総会の開催時期は、6月・5月・3月に集中します。
人気の会場は予約が集中して激戦となるため、できれば株主総会開催予定日の1年前までに手配しておくと安心です。
株主総会の開催時期として、特に多いのは6月です。
なぜなら、日本の会社は3月に決算を行うケースが多く、株主総会は決算後3ヶ月以内に行うのが望ましいとされているからです。
6月は特に会場の予約が取りにくく、設備・機材が整った人気の貸し会議室などは、予約が集中しがちです。
そのため、株主総会の場所探しは1年以上前からスタートして、遅くとも6ヶ月前には予約を確定しておくと良いでしょう。
最後に
株主総会の開催場所・会場に、法律による制限はありません。
貸し会議室、ホテル、イベントホールなどで開催されるケースが多いですが、収容人数やアクセスなどを考慮したうえで、適切な会場を選ぶことが大切です。
また、株主総会の開催時期は予約が集中するため、人気の会場はすぐに予約で埋まってしまいます。開催予定日が確定したら、できれば1年前には手配を済ませておくことがおすすめです。
東京近郊で、株主総会の会場をお探しの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス(AICC)にご相談ください。
赤坂インターシティコンファレンス(AICC)には、大小さまざまな貸し会議室があり、収容人数に合わせて適切な会場をお選びいただけます。また、高速インターネット環境が整っているため、バーチャル株主総会の会場としてもぴったりです。
最寄駅からのアクセスにも優れており、音響機材や備品なども多数取りそろえております。
準備から当日の運営まで、担当のスタッフがトータルでサポートさせていただきますので、ご安心ください。
株主総会の会場は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス(AICC)までお気軽にご相談ください。
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