初めてでも安心!オンライン講演会のやり方を分かりやすく解説

コロナ禍の現在、参加者を会場に集めて講演会を行うスタイルではなく、インターネットを利用したオンライン講演会を行う人が増えています。しかし、オンライン講演会は興味があるけれど、やり方がよく分からないという方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、オンライン講演会のやり方が知りたいという方のために、初めてでも安心してできるオンライン講演会のやり方を分かりやすく解説します。

オンライン講演会とは

オンライン講演会とは、参加者を会場に集めて講演会を行うのではなく、インターネットを利用して行う講演会のことです。新型コロナウィルス感染症の影響により、1つの会場に大勢の参加者を集めて講演会を行うことが難しくなっているため、オンライン講演会という形が主流になってきています。

オンライン講演会のやり方

初めての方でも安心して行うことができるように、オンライン講演会のやり方を紹介します。

配信方法を決める

オンライン講演会には、「事前録画による録画配信」と「リアルタイムで配信を行うライブ配信」の2つのパターンがあります。

事前録画による録画配信

録画配信とは、あらかじめ録画した内容を視聴者が視聴するオンライン講演会のやり方です。
録画配信には、視聴者がダウンロードをして視聴する方法や、インターネットに接続した状態で視聴するストリーミング配信という方法があり、主催者側があらかじめ録画した映像を配信するため、設定した期間や時間内であれば視聴者側が自由に視聴できるのが特徴です。
主催者側と視聴者が配信中に直接やり取りをすることはできませんが、録画配信の場合、視聴者は繰り返し視聴することや、必要に応じて画像を停止しながら見ることができるので、何度も繰り返し見て学びたい、メモを取りながら勉強したいといった内容を配信する場合に適しています。

リアルタイムで配信を行うライブ配信

リアルタイムで配信を行うライブ配信は、主催者の配信と同時に視聴者も視聴するというオンライン講演会のやり方です。
ライブ配信のメリットは、主催者と視聴者が同じ時間を共有できる点にあります。チャット機能などを利用すれば視聴者の反応を見ながら配信を行うこともでき、またライブ配信は視聴者の反応に応じた配信ができるため、主催者側と視聴者側に一体感が生まれやすいという魅力があります。

開催方法を決める

配信方法を決めたあとは、オンラインのみで行うのか、ハイブリット形式にするのかなど、開催方法を検討しましょう。オンライン講演会はオンラインのみで行うこともできますが、リアル参加者とオンライン参加者が一緒に参加できるハイブリット講演会を行うこともできます。
ハイブリット講演会の特徴は、リアル参加者がいる状態でライブ配信することで、参加者の反応を見ながら講演ができ、オンライン参加者もリアル参加者の映像を見ながら参加できるので自分もその場にいるかのような臨場感を高める効果があります。
ただし、ハイブリット講演会を行う場合は、リアル参加者の人数に合わせた会場を確保する必要があります。

講演会の目的・ターゲットを決める

オンライン講演会で最も重要なのが、講演会の目的とターゲットを決めることです。
なぜ講演会を行うのか、どんな人に聴いてもらいたいのかなど、講演会を行う目的とターゲットを明確にしておきましょう。

講演会講師の選定

講演会の目的とターゲットを絞ったら、講演会の内容に合う講師の選定を行います。
有料配信にするのか、無料配信にするのかなどによっても予算が変わってくるため、講演会の内容と予算を元に講師の選定を行いましょう。

講演会システム・ツールの選定

講演会の内容が確定したあとは、オンライン講演会で使用するツールの選定を行います。
オンライン講演会で使用できるツールはいくつかありますが、オンラインのみで行うのか、ハイブリットにするのか、何人くらいの参加者を想定しているのか、チャットや質疑応答ができる仕組みにするのかなどによって最適なツールが異なります。講演会の目的や開催方法に合ったツールを選定しましょう。

講演会の会場を選定

講演会の内容が決まったら、講演会の会場の選定を行います。
オンラインのみで講演を行う場合もハイブリット形式でオンライン講演会を行う場合も、通信環境や配信機材が整った会場を選ぶのがベストです。
また、ハイブリット形式で講演を行う場合は、リアル参加者の人数に合わせた会場を選ぶようにしましょう。

講演会参加者を募集

講演会の配信方法、内容、日程、場所が確定したら、講演会参加者を募集します。
ハイブリット講演会を行う場合は、リアル参加者とオンライン参加者の募集をそれぞれ行うようにしましょう。

本番前のリハーサル

本番前のリハーサルでは、配信用機材などのチェックはもちろんですが、講演会の一連の流れについて入念にチェックを行いましょう。リハーサルでは、本番と同じ流れを想定したタイムテーブルを作成し、講演会の流れに沿った進行状況やスタッフの動きなどの確認、映像や音声が正常に機能をしているかなどの確認を行います。
また、質疑応答などを受け付ける場合は、どのような形で質問を受け付け、回答をするのか、時間はどれくらいに設定するのかといった内容も確認しておくようにしましょう。

本番当日

オンライン講演会やハイブリッド講演会の場合は特に、講演会当日も早めに会場入りし、配信テスト、機材テスト、インターネットの回線のチェックなどをしておくと良いでしょう。
また、時間に余裕があれば本番前の最終リハーサルを行っておくと、本番当日の進行状況がイメージしやすくなります。

オンライン講演会成功の秘訣は?

初めてオンライン講演会を行う方や、映像配信に慣れていない方がオンライン講演会を成功させる秘訣は、サポートスタッフが常駐している会場を選ぶことです。
通信環境や配信機材が揃っている会場を選ぶことももちろん大切ですが、主催者が講演会に集中できるようにオペレーションも任せられる会場を選ぶのがおすすめです。
特にオンライン講演会の場合は、配信当日に予期せぬトラブルが発生してしまうことがあります。トラブルが発生してしまった場合でもオペレーションを任せられるスタッフのいる会場であれば、すぐに対応してもらうことができるため、安心して講演会の運営に専念することができるでしょう。

最後に

今回はオンライン講演会のやり方について、初めての方にも分かりやすく解説してきました。
新型コロナウィルス感染症の影響で、従来からある形式での講演会を開催することが難しくなっています。1つの会場に大勢の人を集めるのが難しいだけでなく、状況によってはせっかく予定していた講演会を突然中止せざるを得ない可能性も否めません。
その点、オンライン講演会は主催者側に中止のリスクがないというだけではなく、参加する側も新型コロナウィルス感染症の感染リスクを気にせずに参加することが可能です。
赤坂インターシティコンファレンス(AICC)では、通信環境や配信環境が整った貸し会議室の提供はもちろん、オペレーションスタッフも常駐しているため、オンライン講演会の運営を総合的にサポートさせていただきます。
オンライン講演会を検討されている方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス(AICC)にご相談ください。

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