イベント会場を選ぶポイントは？東京都内でおすすめの貸し会議室を紹介
イベントを成功させるために、会場選びは重要です。収容人数やアクセスのしやすさはもちろんのこと、イベントの内容によっては通信環境や会場の雰囲気などもしっかりと確認して選びましょう。 そこで今回は、イベント会場を選ぶときのポイントや、東京都内でのイベント開催におすすめの貸し会議室を紹介します。
イベント会場の選び方
イベント会場を選ぶときに大切なことは、どのようなイベントにしたいのか、当日のイベントの様子を具体的にイメージしたうえで、会場を探すことです。イベント会場を選ぶときの条件はいくつかありますが、まずは以下のようなポイントをチェックしながら、イベント内容にあった会場を探してみてはいかがでしょうか。
収容人数・キャパシティ
イベント会場選びで最初に確認すべきポイントは、収容人数・キャパシティです。
どれくらいの人が参加するのかによって、適した会場を選びましょう。
特に近年では、新型コロナウイルス感染症対策の観点から、イベント会場内でも参加者同士のディスタンスを取ることが必要とされています。実際にはキャパシティの3分の2～半分程度しか収容できない場合もあるため、それも見越した上で、十分な広さのある確保することが望ましいでしょう。
立地・アクセス
イベント会場の立地としては、駅から近いほうが理想的ですが、駅から距離があったとしても分かりやすい場所にあるという点が重要なポイントになります。 駅から距離のあるイベント会場や分かりにくいイベント会場を手配する場合、送迎バスや案内係を配置するなどの配慮も必要です。
機材・備品
イベントの内容によっては、イベント会場に機材や備品を持ち込む必要がある場合もあります。
会場内に使える機材や備品が用意されている場合はわざわざ持ち込む手間が省けるため、どんな機材や備品を使用できるかを事前に確認しておくと良いでしょう。
また、有料なのか無料なのか、機材や備品のレンタル料金についても、合わせて確認しておくと安心です。
インターネット環境
オンラインイベントやハイブリッドイベントを開催する場合は、安定した通信環境が必要です。
イベント会場を選ぶときは、オンライン配信に適した高速インターネット回線があるかどうかも、しっかりと確認しておきましょう。
また、ハイブリッドイベントの場合は、リアル参加者もPCを持ち込む可能性が高いため、コンセントの位置や数なども事前に確認しておくことをおすすめします。
レンタル料金
イベント会場の料金は、全日、半日、土日祝祭日などで設定されているのが一般的です。
実際のイベント開催時間だけではなく、会場設営や撤収にかかる時間も考慮して、必要な時間や日数分のレンタル料金を見積もった上で、予算を確保しておく必要があります。
会場の雰囲気
イベント会場で開催するイベントの内容によっては、会場内の雰囲気を重要視しなければならないケースもあります。
例えば、ファッション関係のイベントを開催する場合はおしゃれ雰囲気のイベント会場を、ビジネス関連のイベントを開催する場合は、来賓やゲストの雰囲気に合わせて高級感のあるイベント会場を選んでみてはいかがでしょうか。
ホームページなどの写真だけでは会場の雰囲気が分からないこともあるため、実際に足を運んで下見をし、内装や雰囲気、スタッフの対応などを確認してみると良いでしょう。
使用上のルール
イベント会場では、館内での飲食が禁止されていたり、機材の持ち込みが禁止されていたりなどのルールが決められていることがあります。 特に機材の持ち込みが必要な場合は、会場を決定する前に必ず使用上のルールを確認しておくようにしましょう。
東京都内のイベント会場におすすめの貸し会議室
東京都内でイベント会場をお探しの場合は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）もぜひご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、高級ホテルのような空間ときめ細やかなサービスが自慢の貸し会議室で、イベント会場としてもおすすめです。
超高速インターネット回線（NURO）を完備しているため、オンラインイベントやハイブリッドイベントも問題なく開催することができます。また、一社一担当制でお客様のイベントをサポートし、機材の操作方法なども詳しく説明するほか、本番中のトラブルや急な変更にも対応できるように施設内オフィスにスタッフが常駐しているため、機材に詳しくない方やネット配信の経験がない方も安心してお任せいただけます。
最後に
イベントの成功のカギは、イベント会場選びと言っても過言ではありません。イベント会場を選ぶときは、今回紹介したポイントも参考に、イベントの内容や収容人数、会場の雰囲気などを確認しながら、イベントに合った会場を探してみてください。 また、東京都内でお探しの方は、高級ホテルのような雰囲気の空間ときめ細やかなサービス、超高速インターネット回線を備えた赤坂インターシティコンファレンス（AICC）に、ぜひお気軽にご相談ください。
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